Possuir uma gestão eficiente, depende da forma como usamos os recursos disponíveis da melhor maneira possível.
- 4(quatro) Pilares de uma gestão eficiente.
- Redução de custo
- Gestão do tempo
- Controle de perdas
- Redução de desperdício.
A eficiência é o produto da racionalidade e da produtividade, diretamente ligado a forma eficiente que algo é feito ou realizado, sempre se preocupando com as questões de custo e recursos alocados.
Neste artigo, iremos descrever 5 passos para uma gestão eficiente, que possa agregar as metas individuais ao planejamento estratégico da empresa, facilitando o processo de tomada de decisão e alcançando resultados expressivos.
Passo 1: Processos claros e definidos
É de extrema importância para qualquer negócio e qualquer gestão, que os processos sejam claros e definidos, uma matriz de responsabilidade e um manual de processos são excelente ferramentas para aumentar a eficiência da equipe. Usar um modelo RACI de mapeamento de processos, indicando qual departamento e pessoa é responsável por uma determinada atividade, é um começo importante para definir e determinar os processos. Não se esqueça que o treinamento e a comunicação são elementos fundamentais para o engajamento do colaborador ao processo, ciclos de feedbacks são importantes para o aperfeiçoamento do processo e adequações.
Passo 2: Metas individuais e coletivas
Uma gestão eficiente deve ser estruturada com KPIs setoriais e individuais, em conjunto com OKRs estratégicos, enquanto que um determina os indicadores chaves individuais ou da equipe, o outro, determina os objetivos chaves da empresa e do negócio, o planejamento, gerenciamento e monitoramento deste conjunto de metas, vão direcionar os esforços de todos os envolvidos, aumentando o engajamento e criando um foco claro, que nutrirá os esforços de todos os envolvidos.
Passo 3: Planejamento e organização
Aqui nasce um desafio para a maioria dos gestores, como realizar um planejamento tático ou operacional? Muito deste desafio, está na falta de um planejamento estratégico da empresa e do negócio, a falta de um visão baseada em pesquisa, dados e informações. Existe um empirismo comum nas maiorias das empresas, um cultura que afetas a produtividade e a eficiência. Independente do cenário, o importante é prover um planejamento de curto prazo, que atenda as necessidades de momento, mas que deixe claro que este planejamento precisa estar estruturado em um planejamento estratégico.
Em caso de existir um planejamento estratégico, separa as metas ali determinadas e as classifique por trimestre, ordene-as de forma a criar um valor incremental, onde as metas alcançadas, criam parte do esforço da próxima meta. Sempre tenha em mente dividir metas ambiciosas em metas plausíveis, e a cada conquista, é sempre importante celebrar, um estimulo social e importante de pertencimento, contribuição e engajamento, algo de extrema valia para a unidade.
Cria planos de ação por trimestre, alinhe com a equipe e dissemine as informações importantes, tenha uma gestão ágil e crie ritos importantes de monitoramento e acompanhamento deste plano.
Passo 4: Indicadores de produtividade
Uma cultura de alta performance não existe sem indicadores focados em resultados, um pilar das empresas insurgentes e dos unicórnios, onde através destes indicadores, é possível mensurar os resultados, analisar os processos, identificar erros e acertos, reorganizar metas e indicadores, estimar esforços e assertividades, definir prazos e custo.
Esses indicadores devem ser planejados de forma individual e coletiva, eles medem não só o esforço do colaborador, como toda gestão em sua estrutura vertical, na relação entre planejado e realizado. Discuta com sua equipe os indicadores de produtividade e a forma de acompanhá-los, sempre indicando formas de melhorar a produtividade de todos.
Passo 5: Treinamento constante
Os melhores profissionais do mercado, são aqueles que constantemente se atualizam, buscam conhecimento e inovação. Crie um programa de educação continuada, algo comum no mundo da saúde e de extrema importância para o mundo da tecnologia e dos negócios, dissemine informações e crie uma cultura voltada a inovação, testando ferramentas e novas metodologias. Crie workshops com conteúdos relevantes e profissionais de relevância, estimule que seus colaboradores compartilhem suas experiências e casos de sucesso, aumentando o engajamento da equipe. Faça como os melhores, esteja alinhado as melhores práticas e preparado sempre para o pior cenário.
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