Efetuar um gerenciamento de tempo eficaz representa um desafio em qualquer ambiente de trabalho, mas quando se trata do trabalho remoto, a ausência dos parâmetros típicos do ambiente de trabalho convencional pode intensificar essa dificuldade.
Aqui estão oito sugestões úteis para gerenciar o tempo enquanto trabalha em casa, visando aumentar seu foco, eficiência e orientação para as tarefas.
1. Organize seu cronograma: Ao trabalhar em casa, é crucial colaborar com colegas para estabelecer um cronograma diário ou semanal, definindo quem estará em que local e em que horário. Além disso, é essencial acordar sobre responsabilidades relacionadas a crianças ou tarefas domésticas.
Registrar esses acordos ajuda a manter o planejamento em ordem, podendo ser feito através de aplicativos de calendário compartilhado (como Google Agenda, Trello ou TimeTree) ou até mesmo anotações em papel na geladeira, com um ímã ou em uma lousa.
Caso a natureza do seu trabalho e empresa permita, explore a abordagem conhecida como “jornada com janelas”. Diferentemente do horário convencional das 9h às 17h, a jornada com janelas permite agendar blocos de tempo ao longo do dia para realizar atividades profissionais e pessoais, proporcionando flexibilidade para trabalhar até tarde, se necessário, para concluir as tarefas.
2. Escolha os ambientes apropriados: Designe espaços específicos em casa para diferentes finalidades e estabeleça expectativas para cada um. Por exemplo, reserve a mesa montada no quarto exclusivamente para o trabalho, a sala de estar apenas para momentos de lazer e a mesa da cozinha para refeições e tarefas escolares das crianças.
Essas definições auxiliam na criação de uma conexão entre o espaço físico e o foco mental. Utilizar a sala de estar para atividades de lazer pode dificultar a transição para o “modo de trabalho” enquanto se está sentado com o laptop no sofá. Portanto, identifique os melhores locais da casa para trabalhar e se divertir, mantendo essa consistência.
3. Tire proveito de aplicativos de produtividade: Aproveite a variedade de softwares disponíveis para aumentar a produtividade (Evernote e Focus Booster são duas opções gratuitas encontradas nas lojas brasileiras do Google Play e AppStore).
Essas ferramentas não apenas auxiliam no acompanhamento de projetos, no cumprimento de prazos e na organização, mas também emitem alertas para pausas ou encerramento do expediente.
Isso é particularmente valioso em dias dedicados a projetos intensivos, onde há risco de ultrapassar o horário estipulado. Para lembretes de pausas e alongamentos, o Stretchly (também disponível nos principais marketplaces de tecnologia) é um aplicativo de código aberto que oferece alertas na tela e um cronômetro para movimentação física.
4. Vista-se como se estivesse no escritório: Adote vestimentas profissionais mesmo no ambiente remoto. Escolher roupas apropriadas ajuda a entrar no estado de concentração e produtividade, estabelecendo uma clara distinção entre o tempo dedicado ao trabalho e ao pessoal.
Essa prática envia sinais ao cérebro, indicando a transição para o papel profissional, facilitando a mudança entre esses dois mundos e aprimorando a gestão do tempo e a eficiência.
5. Trate o tempo livre como compromissos de trabalho: Manter pausas regulares, como seria comum em um ambiente de escritório, é fundamental. Agende essas pausas no seu calendário, mesmo que sejam breves, para garantir não apenas um lembrete, mas também a reserva de tempo no seu calendário, indicando indisponibilidade. Utilize esses intervalos para uma curta caminhada, uma conversa informal com colegas de trabalho, familiares ou até mesmo para interagir com seus animais de estimação.
6. Minimize distrações das redes sociais: A vasta quantidade de informações disponíveis na internet pode resultar em distrações, como o FOMO (Medo de Ficar de Fora) das principais notícias e tendências. Limite o uso das redes sociais durante o horário de trabalho, concentrando-se nas tarefas designadas. Faça pequenas pausas ao longo do dia para relaxar, mas mantenha a disciplina para cumprir as responsabilidades. Se a concentração for um desafio, considere utilizar um navegador em modo anônimo (ou privado) para evitar login automático nas redes sociais.
7. Transparência com a liderança é crucial: Leve em consideração as responsabilidades familiares ao estabelecer seu horário de trabalho, reconhecendo que o horário tradicional nem sempre se alinha perfeitamente com sua rotina. Comunique-se abertamente com seu gestor para alinhar expectativas quanto à disponibilidade e horários de trabalho. Seja seguindo um cronograma fixo ou adotando a abordagem flexível da “jornada com janelas”, encontrar o que funciona melhor para você e sua família é fundamental.
8. Estabeleça limites personalizados: Ao trabalhar remotamente, o “trajeto” para casa após o expediente pode se resumir a uma breve caminhada da sua mesa na cozinha até o sofá. Nessas circunstâncias, encerrar efetivamente o dia de trabalho pode ser desafiador. Configure um alarme para lembrá-lo de encerrar o expediente, desligue o computador e o coloque em um local distante, evitando a tentação de continuar trabalhando.
Algumas pessoas optam por desativar as notificações de aplicativos relacionados ao trabalho em seus telefones móveis no final do dia. Como dica adicional, incluir suas horas de trabalho na assinatura de e-mail ou como mensagem de status/ausente, se possível, pode ajudar a reduzir o número de contatos fora do horário de trabalho.
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